Základní knihovna v Toužimi

Ochrana osobních údajů

Jak Základní knihovna v Toužimi nakládá s osobními údaji a k čemu je využívá? Jak je chrání?

Ochrana osobních údajů se s účinností od 25. května 2018 ve všech členských státech EU jednotně řídí závazným Nařízením EU 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů). Toto nařízení nově upravuje v zájmu vyšší ochrany osobních údajů podmínky jejich zpracovávání. Cílem tohoto dokumentu je poskytnout všem uživatelům služeb Základní knihovny v Toužimi (dále jen ZK Toužim) informace o tom, jaké osobní údaje o nich shromažďuje, jak s nimi nakládá, z jakých zdrojů je získává, k jakým účelům je využívá, komu je smí poskytnout, kde může uživatel získat informace o svých osobních údajích, které ZK Toužim zpracovává a jak jsou údaje zabezpečeny.

 

1. Jaké osobní údaje jsou zpracovávány?

ZK Toužim o každém svém individuálním uživateli shromažďuje tyto údaje: jméno a příjmení, datum narození, bydliště, údaje o vzniku a zániku členství, kontaktní údaje člena pro komunikaci, zejména e-mailovou adresu a telefon, viz Knihovní řád.

Základní agendy

1.1 Seznam uživatelů knihovny.

1.2 Registrační formuláře

1.3 Evidenci výpůjček uživatelů knihovny.

1.4 Fotodokumentace z akcí pořádaných ZK Toužim.

 

2. Proč ZK Toužim zpracovává osobní údaje svých členů?

Osobní údaje uživatelů jsou zpracovávány z důvodů, které vyplývají z činnosti ZK Toužim a zákona č.257/2001 Sb., který ukládá knihovně povinnost chránit knihovní fond, a ke statistickým údajům o činnosti knihovny.

  1. Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo) jsou využívány pro efektivnější komunikaci s uživateli a pro jejich informování o aktivitách ZK Toužim.
  2. Základní forma komunikace mezi uživateli a knihovnou probíhá z ekonomických důvodů elektronickou formou. Poskytnutí elektronických údajů (mail, telefonní číslo) je dobrovolné, závisí na rozhodnutí uživatele a na tom, zda o tento způsob komunikace má zájem. Rovněž může požádat o zrušení tohoto způsobu komunikace. Pokud si uživatel zruší elektronický způsob komunikace, musí počítat s tím, že jeho informovanost se podstatně omezí.
  3. Zařazení e-mailové adresy uživatele do databáze knihovny je nabízeno uživatelům knihovny jako součást přihlášky. Uživatel může zařazení e-mailové adresy do elektronické databáze odmítnout.
  4. Poštovní adresa je využívána pro komunikaci s uživateli, kteří nemají e-mailovou adresu a pro zasílání tištěných materiálů.
  5. Datum narození je používán pro jednoznačnou identifikaci uživatelů. Datum narození je povinným údajem, tj. uživatel ho musí uvádět při registraci. Po ukončení registrace je smazán.
  6. Všechny osobní údaje jsou zpracovávány na základě smlouvy (tj. přihlášky uživatele), případně z důvodu oprávněného zájmu.

 

3. Kde své údaje najdete

  1. Osobní údaje uživatelů ZK Toužim nejsou volně k dispozici ani v knihovně ani na internetu.  
  2. Uživatel má právo požádat si o výpis svých osobních údajů ze seznamu uživatelů ZK Toužim, může ho získat i v elektronické podobě. Žádosti vyřizují pracovníci ZK Toužim.
  3. Pokud má uživatel jakékoliv nejasnosti, stížnosti, dotazy ohledně osobních údajů může se obrátit s dotazem na ÚOOÚ.

 

4. Aktuálnost a úprava osobních údajů

ZK Toužim se snaží udržovat uchovávané osobní údaje v seznamu uživatelů aktuální, ale současně je jejich aktualizace závislá na tom, aby uživatel neprodleně informoval ZK Toužim o změně osobních údajů.

 

5. Jak dlouho údaje uchováváme

  1. Údaje v seznamu uživatelů jsou uchovávány po dobu členství v ZK Toužim, prodlouženou o 1 rok po ukončení členství. Během této doby má uživatel možnost si členství jednoduše obnovit. Po uplynutí 1 roku jsou osobní údaje členů, kteří ukončili členství, anonymizovány a předány do archivu.
  2. O smazání osobních údajů ze seznamu uživatelů je možné si požádat ihned po ukončení členství.
  3. Osobní údaje o účastnících akcí (zpravidla jméno, příjmení) pořádaných ZK Toužim jsou smazány do tří měsíců po ukončení akce, pokud účastník při registraci nedal souhlas k dalšímu využití kontaktních údajů.
  4. Kopie prezenční listiny akcí obsahující jméno, přímení a název zaměstnavatele mohou být předány instituci, která na příslušnou akci poskytla dotaci jako doklad o vyúčtování.
  5. Osobní údaje jako součást výročních zpráv se uchovávají v souladu se spisovým a skartačním řádem.

 

6. Jak ZK Toužim zpracovává osobní údaje svých uživatelů?

  1. Základní osobní údaje získá ZK Toužim jako součást písemné smlouvy (přihlášky) pro potřeby evidence uživatelů.
  2. ZK Toužim zpracovává osobní údaje seznamu svých uživatelů ve vlastním systému, a nikomu je za účelem správy nepředává. Seznam uživatelů je přístupný pracovníkům ZK Toužim. Přístup do počítačů je chráněn osobním heslem.
  3. Veškeré osoby, které s osobními údaji uživatelů přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány smluvní povinností mlčenlivosti.
  4. Osobní údaje v dohodách a smlouvách, stejně jako prezenční listiny z akcí ZK Toužim jsou v některých případech předávány jako doklad pro vyúčtování a realizací projektů.
  5. Informace o ochraně osobních údajů využívaných ZK Toužim je obsažena v Knihovním řádu.